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邮件签名档设置常见5大误区

作者：创业邦 时间：2014-02-25 0

别再老土啦，你的邮件签名档必须活泼有趣起来！（但切记别过火了。）

若标题太烂，别人是不会读你的邮件的。根据软件公司Varonis Systems一份2012年的研究，普通人每天收到50多封邮件，而1/4的人每天收到的邮件多于100封。

让我们假设你的标题够出色，收件人打开了你的邮件。但还没完呢，还有另一个经常被人忽略的元素：邮件下方你的签名。它或许会是让收件人留下长久印象的机会喔！

“人们很容易忘记，继邮件主题和正文后，还有一个可脱颖而出的地方，”Cassera Communications公司的个人品牌专家梅丽莎·卡萨拉（Melissa Cassera）说，“我将邮件签名看作展现才智和取悦他人的机会。”

电邮营销供应商Constant Contact新市场开发总监罗恩·凯茨（Ron Cates）也承认签名档的重要性：“这是一个极好的营销机会，难度在于必须简明扼要，”他说。“若使用不当，可能适得其反。”

卡萨拉和凯茨说优化邮件签名档的最佳方式，就是避免犯下面五个常见错误：

1. 列出所有联系方式

当有多个电话号码、邮箱地址、网站和社交网络账号时，你可能恨不得将它们全列出来。卡萨拉说这种做法大错特错。

“收件人会受不了，”她说。反之，你只需列出一两个联系方式。你可以加上一句话，告诉对方如何最快地联系上你。比如，卡萨拉以“Twitter是联系我的最快方式”结束邮件，并附上她的Twitter账号。

凯茨说太多联系方式会让你显得过于绝望，还可能让收件人感到困惑。“除非你有一家店或一间办公室，否则地址也没什么意义，”他说。“可以加入1至2个社交网络图标，但切记不要太多。你提供的选择越多，对方点击的几率就越低。”

2. 用图片做签名档

一些电邮供应商或设备都有拦截邮件图像的默认设置。若你的签名是含有名字、头衔和商标的图像，你得做好心理准备，收件人可能什么都看不到喔！

凯茨说若你想附上图像，记得在图像后面附上替代文本，如此一来，收件人就不会看到一个空白框了。“还有什么比签名档无法显示的邮件更糟的呢？”他说。

3. 毫不考虑小屏幕使用者

据凯茨透露，至少一半的收件人用移动设备阅读邮件。这也意味着，你的签名将在小屏幕上显示。

“必须确保所有东西都可以用大拇指触碰，”凯茨说，“拇指已经成为新的鼠标。若收件人无法简单将拇指放到链接上，你的邮件只会落得被删的命运。”

他还提出必须注意字体的使用。“在移动设备上，阅读速度会降低，”他说，“所以，最好用11至14号大小的无衬线字体。适用性必须始终优先于设计。”

4. 加入不相关的信息

若你有博客或经营着什么小生意，你很可能会想提高人气。在邮件签名档附上网站链接是个好主意，但前提是，得确保内容与收件人相关。

“比如，我要附上一个博客的链接，这个博客必须是最近有更新过的，”凯茨说。“将数月未更新的页面发到别人，可能会产生反效果。它传递着你态度不够认真的信息。”

5. 过时的签名

卡萨拉说传统的结尾词，如“真诚的”，“祝一切顺利”和“祝健康”等确实不错，而且也遵循了商务礼仪的通用规则，但这些用语不会让对方注意到你。

与此相反，她建议在签名中注入个性。你是热情奔放，活泼搞笑？还是爱开人玩笑？或是单蠢呆萌？善于利用你的特点，并以令人意外的方式结束你的邮件。

“为了符合所谓的专业形象，我们总淡化自己的个性。但是，专业与否其实是因人各异，”她说。“若对方因你的结束语感到被冒犯，你很可能不会想跟这样的人共事。”

卡萨拉以简单活泼的话语作为邮件的结束，“愿你快乐，发光，闪亮。”她说，当她允许个性在邮件中展现出来之后，她的生意就火了。

“你必须让对方有回复你的欲望，”她说，“许多回复我的人都评论了我独特的结尾辞。”

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fengsan

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